無料でできるイベント・セミナーの告知方法と御作法


自社で主催イベントを行う際、タスクが多く色々と骨が折れるものです。ざっと思い浮かべるだけでも下記のタスクがあります。

イベント主催時のタスク

[イベント開催準備]

  • イベントテーマを考える
  • 登壇者の選定
  • イベントページ作成
  • イベント告知
  • 予算管理
  • リマインドメール送信
  • アンケート準備
  • 進行表作成(スタッフ用)
  • タイムスケジュール(参加者配布用)

[イベント当日]

  • リハーサル
  • 会場準備
  • 参加者の誘導
  • リハーサル
  • 懇親会の手配
  • 司会進行
  • レポート作成

[イベント翌日]

  • フォローアップメール送信
  • スライド等の共有
  • サイト掲載(開催報告)

考えただけでも息がつまりそうですね......
この中で、もっとも心配することが集客で、何人申し込みしてくれるか主催者はドキドキしながら参加者数を数時間おきにチェックしているのではないでしょうか。(私は10分置きくらいに確認しています)

 

イベント関連では以前「企業からイベント協賛費をもらうための提案書と御作法」も書いたことがあります。イベント協賛費を企業からもらう際は参考にしてみてください。

 

イベント告知の鉄則

 

今回の記事は私がイベントを主催した時に行っている無料の告知方法をご紹介いたします。
今回ご紹介する告知方法は、実際にCPI MEGA MIX2016を告知した方法のご紹介です。このやり方で定員の130名を超える方に申し込みいただきました。

 

鉄則1

まず初めにイベント告知は多くの方の目に触れることが一番です。
そのためには様々な場所にイベント告知が掲載されることで、できるだけ多くの告知施策を行うことが鉄則です。

 

鉄則2

イベント募集ページを「Doorkeeper」などのメディアを使い募集するのは良いですが、気合を入れるイベントは特設のイベントページを作ることです。
CPI MEGA MIXでは、「特設ページ」と「申し込みページ(Doorkeeper)」の2つを用意しています。

 

 

ソーシャルメディアを使った告知

 

今や当たり前となりました、ソーシャルメディアでの告知です。弊社の場合はFacebookTwitterLine@の運用をしています。
ソーシャルメディアの発信で気をつけたいことは、そのソーシャルメディアに合わせた発言をすることです。

Facebook、Twitter、Line@が同じ文言で発言することは避け、それぞれのソーシャルメディアの特性にあった発言を心がけてください。

<<Facebook投稿例>>

みなさんこんにちは、CPIの阿部です。本日はイベントのお知らせです。
昨年度開催し人気だったCPI MEGAMIXを今年も開催します!!

http://www.shared-blog.kddi-web.com/mega-mix2016/

CPI MEGAMIXは「セミナー」と「交流会」を目的とし開催します。
セミナーでは明日から使える「Web 制作に必要な知識」を厳選してお伝えします。

交流会での主役はみなさんです。クラフトビールと軽食をご用意しておりますので、美味しいビールを片手に Web 制作者の輪を広げましょう!

7月23日 13時〜
参加費:無料
場所:東京 (KDDIウェブコミュニケーションズ 6F)

皆様の参加スタッフ一同お待ちしております m( _ _ )m

CPIのFacebookファンページに対する「いいね」数は当時810ですが、広告を使わずにリーチ数が2261件でした。
Facebookは柔らかすぎず固すぎない、企業という立場を心がけながら、人が発言しているように発信することが重要です。
Facebook投稿のリンク

 

<<Twitter投稿例>>

(イベント告知)7月23日に、昨年好評だったCPI MEGA MIXを今年も開催します!! 参加費は無料でクラフトビールも出ます !! 皆様の参加お待ちしております!! http://www.shared-blog.kddi-web.com/mega-mix2016/ 

Twitterからの流入は全体のアクセス数の1%でしたので、あまり参考にならないかもしれませんが、Facebookよりもフレンドリーな体裁で大丈夫です。
もう少し柔らかい発言でも良かったかもしれませんね。
Twitter投稿のリンク

 

ここで一つポイントですが、ソーシャルでの発信は自社のフォロアーだけを狙った発信ではありません、それを見た方がシェアしていただけるのも考慮して発信する必要があります。

このシェアしてもらえるかがポイントですが、運を天に任せて発信するだけですと少し弱いです。
ではどうしたら、業界で有名なあの人にシェアしてもらえるか、少し考えたら分かりますよね?(笑)ブログではちょっとココの発言は控えさせていただきます。
オフラインセミナーイベントで話す機会がありましたら話したいと思います。

 

 

他メディアを使った告知

 

続いての告知方法は他のメディアを使った告知方法です。CPI MEGA MIXは「Doorkeeper」を使い参加申し込みをしていますが、その他のメディアにもイベント情報を掲載し、申し込みのリンクを「Doorkeeper」にしています。

Doorkeeper

https://www.doorkeeper.jp/

※ イベント参加費が無料の場合、商用利用でも無料で利用することができる

dots

https://eventdots.jp/contact/event

※ 商用の場合は有料

connpass

http://connpass.com/

※ 商用利用、有料イベントでもconnpass手数料無料

 

イベントカレンダー + ログ

https://event.atmarkit.co.jp/

※ 画面上方「イベント登録」から登録が可能

 

Web担当者Forum

http://web-tan.forum.impressrd.jp/

※ グローバルメニューの「Web担について」、「記事を投稿してみる」よりイベントの登録可能

 

CSS Nite

http://cssnite.jp/

※ 画面下方の「掲載依頼」からイベントの登録可能

 

ビジネス+IT

http://www.sbbit.jp/eventinfo/

※ 画面下方の「イベント・セミナー情報登録」よりイベントの登録可能

 

ブログ掲載

今回は個人ブログへの依頼はしませんでしたが、知り合いのブロガーなどに声をかけてみるのも良いかもしれません。
当CPIスタッフブログにも下記のバナーを作成し告知を行いました。

アクセス数は全体の0.1%でした。画面下方に置いてあるバナーって弱いですね......^^ ;

その他にも普段お付き合いのあるメディアにお願いしてみると良いかもしれないですね。
弊社の場合ですと「MdN Design Interactive」などにも掲載いただきました。

 

 

メールマガジンで告知

 

最後に紹介するのが、メールマガジンです。
弊社の場合ですとCPIのメールマガジンを発行しております。CPIのメールマガジンは、サーバーをご契約いただいたお客様か、ビジネスパートナーになったお客様で、メールマガジンの配信を希望している方に送信しています。

今更メール??と思う方も多いかと思いますが、実はこのメールマガジンは侮れません、一番申し込みが多かった施策がこちらです。
急にメールマガジンを運営しても間に合いませんので、日頃よりメールマガジンの運営をしていると告知にはもってこいです。

現在メールマガジンの運営をしていない会社は、お付き合いのある会社のメールマガジンに載せていただけないか相談してみると良いかもしれません。弊社もお付き合いのある何社かに掲載いただきました。

実際に送った内容は下記のリンクより確認できます。
http://shared-blog.kddi-web.com/mega-mix2016

メールマガジンの運用の大前提は普段から読者にとって有用なコンテンツを提供し、開封率をあげるというものがあります。
この大前提が基本ですが、その他に今回は定期配信しているメールマガジンの他に号外として、イベントの単独情報を配信しました。

単独情報を発信することにより、イベントの本気度や、こちらが伝えたいことを的確に伝えることができます。

 

最後に

 

イベントの告知は多くの方の目に触れることが一番重要です。ソーシャルメディアではシェアしてもらえたらいいなではなく、シェアしてもらえるように仕向けることも時には重要です。どのようにしたらシェアしてももらえるかは皆さん独自に考えてみてください。

そしてもう一つ重要なのが、自社主催セミナー・イベントの場合は、自社のファンがどれだけ存在するかも重要です。メールマガジンやLine@からの登録者が多い理由は、ファンの方を大切にしているからこそだと思っています。

そして最後に、イベントに多く参加いただくには、そのイベントにどれだけ気合を入れているかに左右されます。
気合が入ると必然とイベントの特設サイトもできますし、参加者へのノベルティも増えますし、特別なメールマガジンの発行もされます。これらの情報を見てユーザーは「あー気合の入ったイベントだな、楽しそうだな、参加してみようかな」と思うはずです。

ですので、イベントに対して気を抜かず、告知をしていただければイベント参加者も多く集まるのではないでしょうか。

 

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この記事を書いた人:阿部 正幸

KDDIウェブコミュニケーションズ
クラウドホスティング事業本部 エバンジェリスト

CPIスタッフブログ編集長。ACE01,SmartReleaseをリリース後、現職の「エバンジェリスト」として、web制作に関する様々なイベントに登場

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