企業からイベント協賛費をもらうための提案書と御作法

昨今、IT / Web系のセミナーイベントに関わらず、様々なイベントが開催されています。
参加する者からしてみると、時間という工数(お金)をかけて参加している以上、有料イベントであろうが、無料イベントであろうが自分のためになるイベントに参加したいと考えているでしょう。

無料イベントだから悪い、有料イベントだから良いと言うことはありません。
ただ質の高いイベントを開催しようとすると、講師代、会場代、スタッフの足代など、それなりにお金がかかります。

もちろん上記であげた費用をかけずに良いイベントを行っている団体もあるでしょうが、やはり継続させるためには、多少のお金が必要かと思います。

そこで今回は、イベント・セミナーでかかる費用を企業から協賛費としていただくために必要なノウハウをご紹介します。

 

IT / Web系のセミナーイベント以外にも使えるのでは無いかと思っていますので、他業種の方もご覧ください。

協賛提案書について

スポンサーを集める際に、一度逆の立場で考えて見ましょう。仮に貴方が企業のマーケティングや広報担当者であるとします。
イベントや勉強会の主催者から、協賛提案資料も無く、「スポンサーになってください、協賛してください」と言われたらどう思うでしょうか?

協賛提案資料は企業の担当者が上司を説得する際の大事な武器になります。それがないと上司への説明資料をいちから自分で作らなければなりません。
そうなった時に、自らのリソースを割いてまで協賛する気になるでしょうか。
なりませんよね?「上司にダメといわれました」と適当な言い訳をつけて断わることでしょう。

そうならないためにも協賛の提案書は必要です。協賛の提案書は以下の項目があると良いでしょう。

 

[提案書に必要な項目]

  • 表紙
  • 団体について
  • ターゲット
  • 実績
  • 次回イベント開催概要(協賛してほしいイベントの概要)
  • 今後の活動スケジュール
  • 協賛メリット
  • 協賛メニュー
  • お問い合わせ

では1つずつ見ていきましょう。
ここでは「ウェブゼミナール」という勉強団体の協賛提案書を作成することとします。

 

表紙

まずは提案書の表紙です。

1ページ大きく使い、この書類が何の書類なのかを明示しましょう。

 

団体について

団体について分かりやすく完結に書きます。

 

ターゲットについて

だれに向けた勉強会なのかを明記します。
企業がターゲットにしているユーザー層が来るのかなどを、確認するための重要な項目です。

 

実績

これまでに行ったイベントの実績を明記します。
どんなイベントだったのか、どれくらいの人にリーチできるかがイメージしやすくなります。

 

次回イベント開催概要

企業が協賛をするイベントについて明記します。

 

今後の活動スケジュール

 

ご協賛のお願い

企業が一番確認する項目です。企業のメリットになるような協賛特典を沢山盛り込めると良いです。
協賛はどのイベントの協賛なのか、年間協賛なのかを明記します。

 

協賛メリット

 

お問い合わせ

最後にお問い合わせ先を明記します。

協賛に関する提案書は以上です。

興味を持っていただけた企業より連絡があった場合は、提案資料を送付し、さらに企業に往訪できる距離であれば、挨拶及び、協賛の内容を説明しに行くのが良いと思います。

 

請求書について

実際に協賛をしていただける企業様が見つかった場合は、請求書を企業に送付します。
請求に関しては銀行口座及び、ハンコが必要です。あらかじめご用意ください。

(請求書例)

 

イベント開催後のレポートについて

スポンサーも見つかり、イベントが無事に終わったら、そこで安心しては行けません。
協賛していただいた企業に対して、開催レポートを作成します。

企業としてみれば、会社からお金を引き出すときには提案書が必要です。そのお金を使った後に、どういう効果があったのかと言う結果をレポートしなくてはいけません。

そのレポートに関して、勉強会を主催している団体が作っていただけることで、しっかりした団体なんだなと認識しますし、また協賛してもいいなと思うきっかけになります。

 

[開催レポートについての項目]

 

はじめに

まずはじめに、協賛していただいた企業に対して感謝を述べます。

(例)

 

イベント開催レポート

 

次回のイベント

以上が、開催レポートになります。さらに、収支報告をつけたり、反省点をつけたりするのも良いかもしれませんね。

 

さいごに

なんとなくお付き合いで、お金をもらうのではなく、企業が協賛することにメリットを感じていただくことで、企業と勉強団体の良い関係が継続できるのではないかと思います。

企業から協賛費をいただく場合は参考にしてみてください。

 

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この記事を書いた人:阿部 正幸

KDDIウェブコミュニケーションズ
クラウドホスティング事業本部 エバンジェリスト

CPIスタッフブログ編集長。ACE01,SmartReleaseをリリース後、現職の「エバンジェリスト」として、web制作に関する様々なイベントに登場

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